LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.
En distintos países, existen normas de comercio que presentan un determinado reglamento hacia las personas que se dedican al comercio. Una de las normas que allí se presentan es que todas aquellas personas necesitan un registro contínuo de sus acciones comerciales como ingresos y egresos, y éstos datos de control empresarial se anotan principalmente en un libro de contabilidad. Como lo dice el Código de Comercio Colombiano: "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente , sin perjuicio establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios para cuentas anuales, y otro para cuentas diarias".
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con las disposiciones legales los comerciantes deben llevar los siguientes libros:
LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES:
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. Debe contener información como:
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La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
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El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
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El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
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El valor parcial de las operaciones.
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El valor total correspondiente a cada cuenta.
LIBRO DIARIO:
Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
En este libro se encuentra información como:
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La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
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La descripción del comprobante.
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La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
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Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
LIBRO MAYOR Y BALANCES:
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
En él se encuentra la siguiente información:
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La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
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El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
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El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
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Las operaciones mensuales.
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Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
